unsplash
Sinds januari 2025 is Gemini standaard onderdeel van Google Workspace Business en Enterprise. De AI-assistent kan e-mails samenvatten, antwoorden voorstellen en informatie terugvinden via zoekopdrachten in natuurlijke taal. Voor organisaties binnen de Europese Economische Ruimte staan deze slimme functies standaard uit. Activeren vraagt een bewuste keuze van de beheerder.
Voor een zorgorganisatie is dat geen technische instelling die je tussendoor aanpast. Zodra AI beschikbaar komt op mailboxen waarin patiëntinformatie kan voorkomen, raakt de keuze direct aan informatiebeveiliging, governance en de interne werkafspraken.
AI vraagt om meer dan een vinkje in de beheeromgeving
Google Workspace maakt het mogelijk om AI-functionaliteit centraal op organisatieniveau te beheren. Daarnaast kunnen instellingen bepalen welke gebruikers of afdelingen toegang krijgen tot specifieke functies. Daardoor hoeft een organisatie niet voor iedere mailbox dezelfde keuze te maken.
In de zorg is dat relevant. Een mailbox als triage@, praktijk@ of assistente@ bevat doorgaans andere informatie dan een account voor HR of communicatie. Daarom begint een zorgvuldig AI-beleid met inzicht in de volledige zorgomgeving. Wie kiest voor een zakelijke email op een eigen domein, beschikt over een overzichtelijke beheeromgeving waarin mailboxen, rechten en gebruikers centraal kunnen worden ingericht. Dat maakt het eenvoudiger om per functie bewuste keuzes te maken voordat AI-functionaliteit wordt ingeschakeld.
Op de ICT-pagina van Dutch Health Hub is regelmatig aandacht voor digitalisering en informatiebeheer. De opkomst van generatieve AI past in dezelfde ontwikkeling: nieuwe technologie vraagt om duidelijke kaders voordat zij onderdeel wordt van de dagelijkse praktijk.
Leg verantwoordelijkheden vooraf vast
Voordat AI-functionaliteit wordt geactiveerd, is het verstandig om vast te leggen wie daarover beslist. Afhankelijk van de organisatie ligt die verantwoordelijkheid bij de praktijkhouder, ICT-verantwoordelijke, informatiemanager of functionaris gegevensbescherming. Leg daarnaast vast voor welke mailboxen AI beschikbaar mag zijn en welke worden uitgesloten. Denk daarbij niet alleen aan persoonlijke accounts, maar ook aan gedeelde mailboxen, functionele adressen en accounts van tijdelijke medewerkers. Door die keuzes te documenten ontstaat een controleerbaar besluit dat aansluit op het bestaande beleid voor informatiebeveiliging en autorisaties.
Betrek daarbij ook leveranciers en externe ICT-partners. Controleer of bestaande afspraken over gegevensverwerking, toegangsrechten en beheer nog aansluiten op de gekozen AI-functionaliteit. Zo voorkom je dat technische mogelijkheden sneller worden ingevoerd dan de interne processen en verantwoordelijkheden waarop de organisatie dagelijks vertrouwt.
Inventariseer eerst, activeer daarna
Voordat AI-functies worden ingeschakeld, is het verstandig eerst alle zakelijke mailboxen in kaart te brengen. Bepaal vervolgens per rol welke functionaliteit wenselijk is en welke risico’s daarbij horen. Een algemene praktijkinbox stelt andere eisen dan een mailbox voor personeelszaken of communicatie.
Generatieve AI zal de bedrijfsvoering in de zorg ongetwijfeld verder ondersteunen. De belangrijkste vraag is echter niet welke functies beschikbaar zijn, maar hoe organisaties grip houden op het gebruik ervan. Door vooraf verantwoordelijkheden vast te leggen, mailboxen zorgvuldig in te richten en instellingen bewust te beheren, blijft AI een bestuurlijke keuze in plaats van een functie die ongemerkt zijn weg naar iedere inbox vindt.