Spraakgestuurd rapporteren levert Buurtzorg tijdwinst op

Dicteren in plaats van typen. Sinds eind vorig jaar hebben alle teamleden van Buurtzorg Nederland de keuze om spraakgestuurd te rapporteren. Dat levert de thuiszorgorganisatie een tijdwinst op van vier minuten per rapportage. De nieuwe manier van rapporteren draagt zo bij aan een oplossing voor het personeelstekort.

Joost de Blok, projectmedewerker bij Buurtzorg Nederland, legt uit hoe spraakgestuurd rapporteren in de praktijk werkt: “Onze (wijk)verpleegkundigen en wijkziekenverzorgenden kunnen op hun mobiele telefoon of Chromebook in het elektronisch cliënten dossier (ECD) aanklikken dat ze hun rapportage willen inspreken. De gesproken aantekeningen worden dan via speech-to-text-technologie omgezet in geschreven tekst en opgeslagen in het ECD.”

Dat levert een tijdwinst op van vier minuten per rapportage per cliënt. “Een significante besparing, want onze zorgverleners maken samen 16.000 rapportages per dag. En 70 procent daarvan is geschikt voor spraakgestuurd rapporteren”, aldus De Blok.

Cliënt meer betrokken

“In het ideale geval nemen medewerkers hun verslag aan het eind van hun bezoek nog even door met de cliënt. Maar met schriftelijk rapporteren lukt dat niet altijd”, zegt De Blok. “Een bezoek kan bijvoorbeeld uitlopen omdat er iets met de cliënt aan de hand is. De medewerkers noteren de gegevens dan vaak snel op een papiertje dat ze meenemen naar kantoor. Aan het einde van de werkdag hebben ze daar de rust om de informatie te verwerken. Maar het is lastig om dan alles nog goed te reproduceren.”

“Uit onze pilot is gebleken dat het met spraakgestuurd rapporteren veel vaker lukt om bij de cliënt thuis direct de juiste informatie in te voeren. De zorgverleners ronden hun rapportage daardoor niet alleen sneller maar ook nauwkeuriger af. De cliënten luisteren mee en kunnen reageren als ze dingen anders hebben ervaren. Op die manier raakt de cliënt meer betrokken bij het eigen zorgproces. In het begin is mondeling rapporteren wel even wennen, ook voor de cliënt. Maar het wordt al snel gewoon. Sommige cliënten vragen nu zelf: ‘Moet je niet nog even wat tegen je mobieltje zeggen’?”

Dyslexie

De genoemde pilot vond plaats in 2022, in samenwerking met Coöperatie VGZ, Attendi en Ecare. Om de zorg toegankelijk te houden, zoekt VGZ met het zorgveld naar slimme oplossingen om zorgpersoneel te ontlasten en hun werkplezier te vergroten. Een belangrijk aandachtspunt is het verlagen van de administratieve last.

“Vooral onze teamleden met dyslexie waren enthousiast toen we de pilot aankondigden”, vertelt De Blok. “Schriftelijk rapporteren kost deze medewerkers veel moeite en dit leek een uitkomst. Maar ook andere medewerkers wilden graag meedoen. Verslaglegging is over het algemeen een van de minder populaire taken.”

 Tijdens de pilot maakten vier teams uit verschillende regio’s vijf weken lang gebruik van spraakgestuurd rapporteren. De resultaten lieten zien dat spraakgestuurd rapporteren zorgt voor tijdbesparing, een verhoogde cliëntbetrokkenheid en een betere kwaliteit van de ECD’s. De zorgprofessionals bleken na afloop van de pilot vooral positief over de tijdbesparing: “Ik praat makkelijker dan ik typ.” Ook roemden ze het gemak: “Rapporteren is eenvoudiger geworden.”

Artificial intelligence

De Blok: “Na de pilot hebben we, eind vorig jaar, spraakgestuurd rapporteren beschikbaar gesteld aan al onze negenhonderd zorgteams. Technisch werkt het verrassend goed. De spraakherkenningstechnologie is aangepast aan medisch taalgebruik. Artificial intelligence zorgt voor goedlopende zinnen in de rapportage, ook als ze niet correct waren ingesproken. Ook blijkt uit de analyses dat er minder taal- en grammaticale fouten in de rapportages zitten dan wanneer de zorgmedewerkers schriftelijk rapporteren.”

Wie spraakgestuurd rapporteert, moet al pratend structuur aanbrengen in het verslag. Is dat niet lastig? “Dat vergt inderdaad wat oefening”, beaamt De Blok. “Wat helpt, is de ingebouwde mogelijkheid om volgens de SOEP– of SOAP-methode te rapporteren. Zo deel je de rapportage op in stukjes en dat maakt dicteren gemakkelijker. Overigens kunnen medewerkers die liever schriftelijk rapporteren, dat gewoon blijven doen. Wij vinden beide manieren van rapporteren prima. Dat blijft ook in de toekomst zo.”

Investering terugverdiend

Op dit moment rapporteert ongeveer 20 procent van de (wijk)verpleegkundigen en wijkziekenverzorgenden van Buurtzorg op de spraakgestuurde manier. “De adoptie kan misschien nog beter, maar we zien het gebruik iedere maand toenemen”, licht De Blok toe. “We gebruiken deze methode nog maar relatief kort en het kost nu eenmaal tijd om oude gewoontes te doorbreken. Bovendien sturen we niet actief op spraakgericht rapporteren. Dat maakt dat we tevreden zijn. En de gebruikers zijn dat ook. Dat blijkt ook uit de berichten op ons digitale communicatieplein. Laatst schreef iemand: ‘Het werkt super! Het bespaart hartstikke veel tijd en de cliënt is meer betrokken.’ Zulke reacties werken het beste om meer gebruikers te krijgen.”

“We blijven op het communicatieplein zelf ook aandacht geven aan spraakgestuurd rapporteren. We laten weten dat er trainingen zijn die onze medewerkers kunnen volgen. Maar we hebben nergens vastgelegd wanneer we spraakgestuurd rapporteren een succes vinden. Zo lang we positieve geluiden horen, gaan we ermee door. Daar komt bij: de investering heeft zich al ruimschoots terugverdiend. Ook met die 20 procent gebruikers. Tijd is nu eenmaal de grootste kostenpost in de wijkverpleging.”

Nieuwe functie: schrijfhulp

Buurtzorg overweegt om binnenkort, samen met Attendi, een nieuwe pilot te starten. Dit om een aanvullende functie van spraakgestuurd rapporteren te testen: de schrijfhulp. Zorgverleners kunnen informatie daarbij op een natuurlijke manier inspreken, alsof ze tegen een collega praten. De schrijfhulp zet die informatie vervolgens om in een goed leesbare, professionele rapportage in het ECD. Dat gebeurt met hulp van artificiële intelligentie “Als die schrijfhulp goed werkt, wordt het voor zorgverleners nóg gemakkelijker om spraakgestuurd te rapporteren”, zegt De Blok. “Het zou een hele mooie aanvulling zijn.”

Geweldige stap voorwaarts

Cas Ceulen, Chief Health Officer Coöperatie VGZ: “Er moet wat veranderen in de zorg. We hebben te weinig mensen om het werk uit te voeren en die tekorten lopen op. Wij hechten dus veel waarde aan innovaties die de toegankelijkheid van zorg waarborgen. Dit is er zo een. Spraakgestuurd rapporteren verlaagt de administratieve last voor de zorgprofessionals en daarmee de werkdruk. Tel daarbij de positieve effecten van meer betrokkenheid van cliënten bij de verslaglegging en minder foutgevoeligheid in de rapportage en je hebt een geweldig stap voorwaarts.”

We zijn trots dat onze intensieve samenwerking met Buurtzorg heeft bijgedragen aan verbetering voor zowel medewerkers als cliënten. We blijven deze innovaties ondersteunen en streven naar meer efficiënte oplossingen die bijdragen aan het welzijn van onze ouderen en het werkplezier van onze zorgmedewerkers.”

Coöperatie VGZ werkt aan een gezonder Nederland en toekomstbestendige zorg voor iedereen. En stimuleert en ondersteunt  vernieuwing en innovatie binnen de zorg. Daarom zetten ze de komende tijd op Dutch Health Hub de spotlight op slimme innovaties, good practices en (digitale) initiatieven die een bijdragen leven aan toekomstbestendige zorg.