VG Digitaal helpt ggz-professionals met EPD en PGO

Veel vrijgevestigde ggz-professionals zijn nog niet bekend met het efficiënt gebruik van het elektronisch patiëntendossier (EPD) en met alle functionaliteiten ervan. Ze kunnen sinds vorig jaar aankloppen bij het programma VG Digitaal voor ondersteuning. ‘Ineens zien ze veel mogelijkheden in het systeem.’

Het programma VG Digitaal, wat staat voor VrijGevestigde Digitaal, is opgericht door het ministerie van VWS. Het is bedoeld om vrijgevestigde GGZ-professionals psychologen, psychotherapeuten en psychiaters te ondersteunen bij het optimaal gebruiken van hun EPD en om digitaal gegevens uit te wisselen met hun patiënten.

De uitvoering ervan heeft het ministerie overgedragen aan brancheorganisaties LVVP, NIP en NVvP. Die hebben daarvoor een speciaal programmabureau ingericht. Het is een vervolg op het programma VG VIPP. Dat is een van de versnellingsprogramma’s van VWS om zorgprofessionals te helpen met het veilig uitwisselen van gezondheidsgegevens met patiënten via MedMij naar een persoonlijke gezondheidsomgeving (PGO).

Papieren dossiervorming

“Maar op het moment dat je bijna geen gegevens in een portaal of PGO kunt zien, heeft de patiënt er vrij weinig aan”, stelt Simone Groen van VG Digitaal. “Het  fundament is dat je een EPD gebruikt om de gegevens goed uit te wisselen. Uit onderzoek blijkt echter een deel van de vrijgevestigde GGZ-professionals helemaal nog niet zo bekend te zijn met het EPD.  Ze doen soms nog aan papieren dossiervorming. Ook zijn veel zorgprofessionals niet op de hoogte van alle functionaliteiten van zo’n EPD. Kortom, ze zijn nog niet klaar om echt die gegevens uit te wisselen naar een PGO.”

Waar het VG VIPP-programma voornamelijk gericht was op de softwareleveranciers om die koppeling met PGO’s technisch gereed te maken, richt VG Digitaal zich daarom juist op de zorgprofessionals. “Hoe gebruik je een EPD zo efficiënt en effectief mogelijk, zodat het je ook echt helpt in je dagelijks werk?”

Directe ondersteuning

VG Digitaal bestaat daarom uit een aantal onderdelen, zoals informatieproducten en directe ondersteuning van deelnemende EPD-leveranciers. Via de VG Digitaal-website kan iedereen terecht voor informatieproducten. Dat gaat van agendavoering en corresponderen met mede-zorgverleners tot declaraties. De zorgprofessionals krijgen handvatten in de vorm van korte filmpjes en boekjes.

Aanvullend op de informatieproducten biedt VG Digitaal de zorgprofessionals kosteloos extra ondersteuning voor het goed inrichten en gebruik van de elektronische omgeving. Groen: “Als zorgprofessional kun je bij ons aankloppen. Wij koppelen je dan aan de leverancier van wie je het softwarepakket afneemt. Samen met hen plan je vervolgens een afspraak in. Op een gekozen thema kun je dan persoonlijke begeleiding krijgen. Dat kan voor maximaal vijf uur per persoon en maximaal één uur voor PGO-ondersteuning.”

Investering in tijd en financiën

Groen: “De professionals moeten hun eigen administratie doen, zoals facturatie, maar zijn bovenal natuurlijk zorgverlener. Wij gunnen ze dat ze hun EPD goed gebruiken, zodat het hen goed ondersteunt. Dat ze echt de gemakken en de voordelen ervan zien. Maar om goed gebruik te maken van een EPD moet de ggz-professional investeren in tijd en financiën. De financiële investering nemen wij weg om de drempel zo laag mogelijk te maken.”

Sinds het voorjaar van 2022 heeft VG Digitaal ruim driehonderd vrijgevestigde GGZ-professionals extra ondersteuning gegeven. “Wat we vooral zien na afloop van de ondersteuning is dat veel vrijgevestigden meer gebruik maken van handige functionaliteiten in het EPD.”

Automatische facturatie

De grootste meerwaarde zit er volgens Groen in dat de professionals de functies van het EPD beter leren kennen. “Ineens zien ze veel meer mogelijkheden. Wat ze omslachtig met veel klikken deden, blijkt bijvoorbeeld ook automatisch te kunnen.”

“Wat lastig blijft, is de facturatie van de behandelingen. Daar kan extra functionaliteit vanuit een EPD bij helpen. Zo kan vanuit de agenda automatisch het facturatieproces gaan lopen als de agenda up to date is. Dat scheelt natuurlijk ontzettend veel tijd, administratie en controles. En het is minder foutgevoelig.”

De ondersteuning werkt drempelverlagend, gaat Groen verder. “Je zag voorheen dat mensen het lastig vonden om echt aan de bel te trekken bij hun leverancier als ze iets niet snappen.. Dankzij deze ondersteuning gaat dat veel makkelijker. Ze spreken echt met iemand die de tijd voor hen neem en gaan de diepte in, en voelen erkenning dat het EPD best ingewikkeld kan zijn. Of je nu net start met het gebruik van het EPD of er al jaren mee werkt. Deze ondersteuning is voor iedereen. Maak er gebruik van.”

Incura en CRS

HCI helpt dankzij de ondersteuning zorgprofessionals de twee softwarepakketten Incura en CRS efficiënter gebruiken. Toen Tamara van ’t Zand, Manager Customer Support, hoorde van VG Digitaal, zag ze een kans om klanten beter te ondersteunen. “Ik bedacht hoe we mensen er echt mee kunnen helpen. Hoe zijn zorgverleners minder tijd aan het doen van de administratie? Hoe kunnen we hun kennis van het softwarepakket vergroten?”

“Natuurlijk wil de zorgprofessional het liefst met een patiënt aan de slag. Een EPD moet ondersteunend werken en niet meer tijd kosten dan het oplevert. Sommige taken zijn echter verplicht. Denk aan zorgprestatiemodel-facturen via het EPD indienen en vragenlijsten zoals de Zorgvraagtypering invullen om bepaalde diagnoses te kunnen stellen.”

Meer aandacht voor klanten

Dankzij VG Digitaal kunnen de supportmedewerkers klanten meer aandacht geven. Van ’t Zand: “Normaal gaat het inwerken van mensen met het softwarepakket relatief snel. Je hebt niet altijd genoeg tijd om de zorgprofessional aan de hand mee te nemen en te begeleiden. Dankzij VG Digitaal is er nu meer tijd om de zorgprofessional zo efficiënt mogelijk met het EPD te leren werken. Dat zorgt er op de lange termijn voor dat ze minder support nodig hebben en dus meer tijd overhouden om zorg te verlenen.”

“Dankzij VG Digitaal kunnen we verschillende aspecten van het pakket beter uitleggen, zoals het facturatiegedeelte, maar ook het patiëntenportaal. Klanten kunnen bij ons zelf tijdblokken reserveren. Ze vinden de ondersteuning tot nu toe erg prettig. Zelfs gebruikers die al jaren met onze EPD’s werken, kunnen dat dankzij de trainingen nog efficiënter.”