Zorgcirkel zet storytelling in voor verwerken coronacrisis

Storytelling. Veel organisaties willen er ‘iets’ mee. Meestal als het over externe communicatie gaat. Met verhalen kun je laten zien wie je bent, waar de organisatie voor staat en wat haar bijzonder maakt. Met ‘eerlijke’ verhalen wek je vertrouwen en kun je mensen aan je binden.

Waar, maar het is lang niet alles. Storytelling leent zich ook of juist voor de interne communicatie. Om van en met elkaar te leren en elkaar te inspireren. Verhalen als startpunt voor een gesprek of om mensen in beweging te brengen. Waar willen we naartoe, wat kan er beter?

Verwerking corona

De Zorgcirkel, een grote organisatie voor verpleeghuiszorg en thuiszorg in Noord-Holland, besloot verhalen te gebruiken om hun medewerkers te bedanken voor hun keiharde werken tijdens corona. En om hen te helpen met de verwerking van hun vaak heftige ervaringen. “We hadden tijdens online meetings al heel veel bijzondere verhalen van onze mensen gehoord”, vertelt bestuurder Ronald Buijs. “We wilden die vastleggen zodat mensen konden teruglezen wat ze samen hebben meegemaakt. En om te laten zien dat ze enorm trots mogen zijn op wat ze hebben bijgedragen.” Zo ontstond het idee voor een boek. Het werd gemaakt door Lausanne Mies, expert storytelling in de zorg. Zij zorgde ervoor dat het boek méér werd dan een bundeling van indrukwekkende verhalen.

“Verhalen ophalen, opschrijven en delen is voor mij nog maar stap één”, aldus Mies. “Ik vind het een gemiste kans als een organisatie niet ook van de verhalen leert. Waar ben je bijzonder trots op of waar wil je juist mee aan de slag? Ik heb dus meteen voorgesteld om zodra de verhalen klaar waren met een kleine groep mensen te bekijken welke betekenis je eraan kunt geven. Dat idee omarmde het bestuur van De Zorgcirkel gelukkig meteen. Het is een kleine moeite en je brengt er de organisatie een stap verder mee, daar ben ik van overtuigd.”

Eerlijk verhaal vertellen

Je moet dit wel dúrven, benadrukt ze. “Verhalen zijn eerlijk. Als je ze eenmaal kent, kun je er niet meer omheen. Ze kunnen inzichten opleveren waar je als organisatie echt mee aan de bak moet.” Buijs: “Dat hebben we ons zeker vooraf gerealiseerd. Toch wilden we niet alleen positieve verhalen in het boek. Er zijn heus dingen gebeurd die niet helemaal volgens beleid waren of misschien zelfs niet wenselijk. Maar het is wél gebeurd en dat hoort ook bij een crisis.”

“Nee”, luidt dus zijn antwoord op de vraag of hij het spannend vond. “We hadden al veel verhalen gehoor en die waren stuk voor stuk mooi en ontroerend. Onze mensen hebben ongelooflijke prestaties geleverd en hebben hun hart op de goede plek; wat kan daar voor slechts uitkomen?”

Huishoudelijk medewerker

Mies stelde samen met de bestuurders een lijstje van functies samen, zodat alle onderdelen van De Zorgcirkel in het boek aan bod zouden komen. Van de huishoudelijk medewerker die zorg thuis bood bij cliënten in de wijk, tot de projectmanager vastgoed, die met een speciaal team voor de regio een covid-unit realiseerde. En van de specialist ouderengeneeskunde, die tijdens corona vooral bezig was met regelen en overleggen, tot de fysiotherapeut, die spontaan bijsprong in de zorg toen behandelingen stilvielen.

Toewijding aan cliënten

Mies: “Mensen waren soms wat bescheiden of onzeker over de waarde van wat ze te vertellen hadden, maar als ik ze aanmoedigde, kwamen de verhalen los. Wat me opviel, was de pure toewijding aan de cliënten. Dat ze met alles waar ze zelf mee worstelden, zoals een partner die ze maandenlang niet zagen, er álles voor over hadden om het zo goed mogelijk te doen voor de ouderen, en er voor hen toch een mooie tijd van te maken.”

Eindejaarsgeschenk

Natuurlijk ging niet alles van een leien dakje. Ronald beseft terugblikkend dat de organisatie zich na het verlenen van de opdracht (in september) meteen weer volledig op de crisis focuste. Daardoor duurde het bijvoorbeeld lang voordat Mies de namen van de interview-kandidaten kreeg. Het zorgde voor flink wat tijdsdruk; het boek was immers als eindejaarsgeschenk bedoeld.

‘We bleken op het laatst ook nog vergeten te zijn om een verzorgende te interviewen”, vult Mies aan. “Terwijl dat de grootste groep medewerkers is.” Samen met haar team zette ze alles op alles om het boek – inclusief het prachtige verhaal van verzorgende Darinka – tijdig bij de drukker aan te leveren. Dat lukt. Op 31 december vielen 5.000 exemplaren van ‘Samen gedaan’ op evenzoveel deurmatten.

Indrukwekkende verhalen

Dertien indrukwekkende verhalen met veelzeggende foto’s bevat het bijna 120 pagina’s tellende boek. Ook is er een tijdslijn, zijn er cijfers, berichten uit de media en dus die lessen en inzichten. Eén belangrijk inzicht voor Buijs: “De enorme steun die elke medewerker heeft ondervonden van het eigen team. We hebben als organisatie ons best gedaan onze mensen op allerlei manieren te ondersteunen. Maar om overeind te blijven in deze moeilijke tijd bleek niks zo belangrijk als deel uitmaken van een team.”

“Dit heeft ertoe geleid dat waar binnen de Zorgcirkel altijd veel werd gesproken over de eigen kracht van de medewerker, het nu ook gaat over ‘samenkracht’. We richten ons nu meer op de kracht van het team, bijvoorbeeld met trainingen rondom teamdynamiek.”

Coronacrisis niet voorbij

Het boek kreeg veel positieve reacties, maar ook een aantal kritische. Sommige medewerkers vroegen zich af wat ze met het boek moesten  “Misschien waren mensen nog niet aan verwerking toe”, gist Buijs.  “Wellicht hadden ze ook nog helemaal geen tijd om stil te staan bij wat ze hebben meegemaakt. Want toen we het boekje verstuurden, was de crisis nog niet voorbij. Ik hoop dat ze het er later  nog eens bij pakken en denken: wat was het toch ook een bijzondere tijd.”

Verbinding met organisatie

De meest enthousiaste reacties komen van oud-medewerkers, die dankzij het boekje weer even de verbinding voelen met de organisatie. Een aantal bestuurders uit het netwerk van Ronald en Monique is geïnspireerd geraakt en gaat nu ook met storytelling aan de slag. Ronalds advies voor andere organisaties zal niet verbazen: “Doen!”