Subsidie- en fondsenwerving wordt er te vaak ‘erbij’ gedaan. Logisch, want de werkdruk is hoog en de tijd schaars. De kans op succes wordt aanzienlijk groter als je deze valkuilen weet te vermijden.
1. Een gokje wagen
Je krijgt plots een subsidiemogelijkheid doorgestuurd. Klinkt goed. Maar de deadline is… morgen. Toch maar proberen? “Baat het niet, dan schaadt het niet”, denk je. Helaas: baat het niet, dan schaadt het wel. Een overhaaste aanvraag is zelden kansrijk en kan zelfs averechts werken. Fondsen en subsidieverstrekkers investeren tijd in de beoordeling van je aanvraag. Ze registreren je gegevens, slaan je aanvraag op en bouwen daarmee een beeld van jouw organisatie op.
Als jouw aanvraag rommelig, onduidelijk of ongefundeerd is, kan dat leiden tot reputatieschade. Niet alleen voor jouw organisatie, maar ook voor jou als contactpersoon. En dat beeld? Dat reist mee naar je volgende aanvraag.
Tip: werk met een planning. Reserveer tijd voor voorbereiding, afstemming en controle. Vraag jezelf bij elke regeling af: past dit écht bij ons project? Hebben we voldoende tijd en informatie om het goed aan te pakken?
2. Niet investeren in subsidie- en fondsenwerving
Subsidie- en fondsenwerving vraagt expertise, tijd en structuur. Te vaak moet het er even tussendoor. Er is geen aanspreekpunt, geen beleid, geen database met fondsen en geen leerproces. Zonde, want structurele investeringen leveren structureel resultaat. Een goed voorbereide organisatie weet wat ze wil, waar ze moet zijn, wie ze moet aanspreken en hoe ze opvalt in de stapel, en kan zo succesvol geld werven. Investeren in je fondsenwerving kost iets, maar levert vaak een veelvoud op in geld, kennis en in duurzame relaties.
Tip: reserveer uren én euro’s voor fondsenwerving. Investeer in kennis, netwerken en goede projectvoorbereiding. Maak iemand verantwoordelijk. En leer van elke aanvraag, óók als deze wordt afgewezen!
3. Geen match tussen project en fonds
Een veelgemaakte fout: je dient een aanvraag in bij een fonds dat op papier nét niet aansluit. Misschien hoop je dat je project ‘er toch wel bij past’. Maar fondsen zijn vaak erg duidelijk in hun doelstellingen, regio’s en doelgroepen. Volgens Lotte Batelaan, adviseur bij Fonds Sluyterman van Loo, is de meest voorkomende reden voor afwijzing simpelweg dat het project niet voldoet aan de toekenningscriteria. Dat is zonde van jouw tijd én die van het fonds.
Tip: lees de richtlijnen grondig. Check of het doel, de doelgroep én de aanpak passen bij het fonds. Twijfel je? Bel of mail het fonds voor overleg. Dat wordt vaak juist gewaardeerd.
4. De impact vaag omschrijven
Fondsen willen weten wat hun bijdrage oplevert. Een aanvraag waarin alleen ‘activiteiten’ beschreven staan, maar waarin het effect op deelnemers, buurt of organisatie vaag blijft, overtuigt zelden. Zeg niet: “We organiseren wekelijkse koffieochtenden voor ouderen.” Dat klinkt sympathiek, maar blijft oppervlakkig. Wat levert het op? Wie doet mee? Wat verandert er?
Zeg liever: “Dankzij de wekelijkse koffieochtenden hebben dertig ouderen uit de wijk weer vaste sociale contactmomenten. Voor 70 procent van hen is dit het enige wekelijkse uitje. We verwachten daarmee het gevoel van eenzaamheid sterk te verminderen. Deelnemers geven dit nu al aan in gesprekken en vragen om uitbreiding.”
Tip: denk vanuit de impact: Wat verandert er dankzij dit project? Voor wie? Hoe meet je dat? Gebruik voorbeelden, cijfers en verhalen. Maak het tastbaar.
5. De relatie vergeten
Subsidie- en fondsenwerving is meer dan formulieren invullen. Het is ook relatiebeheer. Toch vergeten organisaties na de aanvraag vaak contact te houden. Ze laten pas na afronding van het project weer van zich horen, vergeten wijzigingen door te geven of vergeten het fonds te vermelden in hun publicaties. Zonde, want zorgvuldig relatiebeheer is essentieel. Het vergroot je kans op een vervolgsubsidie en helpt je bij het opbouwen van een reputatie als betrouwbare partner.
Tip: zie fondsen als partners. Houd ze op de hoogte van je resultaten, nodig ze uit voor een bezoek, bedank ze voor hun bijdrage. Zo bouw je vertrouwen op, en dat betaalt zich terug bij een volgende aanvraag.
