MUMC+ zet met nieuw EPD streep door 140 ontslagbrieven

Maastricht UMC+ implementeert de komende jaren een nieuw EPD. Noodgedwongen, want leverancier SAP-Cerner trekt zich terug uit Nederland. Bestuursvoorzitter Helen Mertens maakt van de nood een deugd. Een nieuw EPD is ook een kans om historische ballast te lozen en de stap naar daadwerkelijk digitale zorg te zetten. “We gaan niet de huidige werkwijze automatiseren, maar een digitaliseringsslag maken. Honderdveertig verschillende ontslagbrieven kan echt niet meer.”

Een nieuw Elektronisch Patiëntendossier (EPD) implementeren is geen sinecure. De operatie raakt alle geledingen van het ziekenhuis. Reden genoeg om niet over één nacht ijs te gaan. Dat heeft MUMC+ dan ook niet gedaan. “We hebben lang nagedacht of we een soort next gen konden bouwen op het systeem dat we al hadden”, blikt Mertens terug. “Dat is toch wel heel ingewikkeld en biedt bovendien geen zekerheid dat we een stabiel, geïntegreerd systeem krijgen. Dus hebben we gekozen om over te gaan naar een bewezen, functionerend en geïntegreerd EPD.”

In eerste instantie hoopt MUMC+ deze weg samen met buurziekenhuis Zuyderland, dat ook van SAP af moet, te bewandelen. “We hebben lang geprobeerd om het traject samen te doen, want het heeft voordelen als je in de regio met één systeem werkt. Patiënten worden over en weer verwezen en sommige professionals zijn op beide locaties actief. Maar het gezamenlijk implementeren is uiteindelijk zó complex gebleken. Zorgprocessen moeten bij elkaar worden gebracht. Dan moet je eigenlijk over ieder detail overleg hebben. En dat bij de snelheid waarmee we moeten implementeren…”

Dus besluiten beide ziekenhuizen om toch hun eigen weg te gaan. Eind maart maakt MUMC+ bekend te hebben gekozen voor het Amerikaanse Epic. Geen grote verrassing, want Epic is naast ChipSoft en Nexus nog maar één van de drie aanbieders op de Nederlandse markt van ziekenhuis-informatiesystemen.

Regionale functionaliteit

Heeft de klant nog wat te kiezen als er maar twee smaken zijn? “Beide systemen zijn goed, beide systemen functioneren”, reageert Helen Mertens. “Om zorgvuldig te kiezen, hebben we veel tijd besteed aan ons programma van eisen. We hebben met name gekeken naar de behoefte van onze samenwerkingspartners in de regio en onder de academische ziekenhuizen. Daar hebben we een puntensysteem van gemaakt. Als je kijkt naar connectiviteit, interoperabiliteit met andere systemen en gebruik van data voor bijvoorbeeld onderzoek komt Epic er voor ons net even beter uit. Daarnaast biedt Epic bewezen regionale functionaliteit met andere zorgaanbieders in de keten”

Digitaliseringsslag

De verwachtingen houden in Maastricht gelijke tred met de ambities. En die zijn niet gering. De invoering van Epic moet leiden tot een soepeler data-overdracht, lagere registratielast voor de medewerkers, grotere participatie van de patiënt en nieuwe zorgvormen. Mertens: “Wat we nu willen is niet de huidige werkwijze automatiseren, maar echt een digitaliseringsslag maken.”

Digitale transformatie is vanzelfsprekend meer dan een technologische exercitie. Zonder stroomlijning van werkprocessen geen succesvolle digitalisering, om over cultuur en gedrag nog maar te zwijgen. “Daarom investeren we ook nadrukkelijk in opleiding en scholing van medewerkers. We nemen hen mee in de ontwikkeling, zodat zij zelf aan den lijve de voordelen gaan ervaren. In de eigen strategie spreekt MUMC+ van “omslag in denken en doen”. “Het is een enorm veranderproces wat iedereen gaat raken”, weet Mertens. “Op het gebied van uniform en eenduidig registreren hebben we  als onze organisatie nog winst te boeken.”

De manier waarop dit nu in het MUMC+ gebeurt is een klassiek legacy-probleem. “Bij de invoering van SAP is ervoor gekozen om de professional in de lead te zetten en ieder zijn eigen look en feel van het programma te gunnen”, verduidelijkt Mertens. “Zodoende zijn er voor allerlei vakgroepen aparte modules gebouwd.”

Eenmalige registratie

“Aanvankelijk leek het heel aantrekkelijk voor de mensen om een eigen inbreng te hebben. Inmiddels hebben we daar ook last van, omdat je zaken op meerdere plekken moet registreren. We betalen een prijs voor wat eerder een voordeel leek. Data-uitwisseling gaat lastig, net als data-gebruik voor research. We hebben iets van 140 verschillende ontslagbrieven die standaard in SAP zitten. Dat kan niet meer. Daar willen we ver van weg blijven. We praten nu echt over harmonisatie en eenmalige registratie.”

Duurzaamheid

Eventuele implementatiepijn valt in het niet bij de potentiële opbrengsten, denkt Mertens. “Mits op de goede manier toegepast is digitalisering de oplossing voor veel uitdagingen in de zorg. Het kan ons helpen om de juiste zorg op de juiste plek te krijgen, om de registratielast omlaag te brengen en om het personeelstekort op te vangen. Zelfs op het gebied van duurzaamheid kun je ongelooflijk veel winnen. Met consulten op afstand hoeven patiënten zich niet meer te verplaatsen, dus er zijn minder vervoersbewegingen en je hebt minder parkeerplaatsen nodig.”

Digitaal slechtnieuwsgesprek

De praktische winst van digitale zorg kwam Mertens scherp voor ogen te staan tijdens de corona-periode. “Wie had bedacht dat we zoveel consulten digitaal zouden doen? We zijn zelfs gestart met een digitaal slechtnieuwsgesprek. We dachten altijd dat dit niet op afstand kon. Wat blijkt nou? Veel patiënten vinden het prettiger om zo’n gesprek in hun eigen, veilige omgeving te voeren, waar dierbaren kunnen aansluiten en ze even rust kunnen inbouwen. Er blijft veel meer hangen van zo’n gesprek, waardoor je op een ander moment beter kunt verder praten over het behandeltraject.”

Dit voorbeeld heeft Mertens tenminste twee lessen geleerd. “We moeten de patiënt rechtstreeks bij digitale zorg betrekken en de neiging om voor de ander te denken loslaten. Dokters hebben soms ook de neiging om terug te vallen in vertrouwde routines. Voor je het weet zitten de wachtkamers weer vol.”

Hoe dat komt? “Artsen zijn net mensen. Ook zij hechten aan gewoontes.” Vormen volle wachtkamers, gelet op het Nederlandse vergoedingenstelsel, ook niet een vorm van welbegrepen eigenbelang van de ziekenhuizen? “Misschien, maar we hebben nergens een gebrek aan patiënten. Ook in de toekomst niet. De uitdaging is meer om de zorgvraag behapbaar te maken. Dus wat niet in het ziekenhuis hoeft, moeten we vooral niet in het ziekenhuis doen.”

Naadloze gegevensuitwisseling

Om de digitale zorgketen van thuis via huisarts tot ziekenhuis en verpleegzorg sluitend te krijgen, is naadloze gegevensuitwisseling cruciaal. Maar na jaren van veelal vruchteloos overleg tussen veldpartijen hikt de zorg hier nog altijd tegen aan. “Met de kennis van nu en het besef van de kracht van data kun je je afvragen waarom we dat niet eerder voor elkaar hebben gekregen”, verzucht Mertens. “Ik vind het een gemiste kans dat we geen landelijk EPD hebben ingevoerd. Ieder moment dat we dat besluit alsnog nemen boeken we nog steeds winst. Maar ik ben bang dat het zover niet komt. Toch zie ik de mogelijkheden van data-uitwisseling groeien. Het kabinet stelt doelen. Kijk naar het IZA waar digitalisering één van de belangrijke punten is. De urgentie is er bij iedereen, ook bij het kabinet.”

De umc’s kunnen een dubbele bijdrage aan de digitale versnelling leveren. Om te beginnen door zelf het goede voorbeeld te geven bij uitwisseling en hergebruik van data. Het CumuluZ-platform waar de umc’s aan werken, is wat Mertens betreft een stap in de goede richting. Daarnaast kunnen de academische huizen de rol van wetenschappelijk gids op zich nemen.

Innovaties evalueren

“Een belangrijk knelpunt bij digitalisering is het kaf van het koren scheiden”, zegt Mertens. “Er is zo’n ongelooflijk aanbod van apps en systemen. Het past umc’s om die innovaties te onderzoeken en te evalueren. Als je weet wat goed werkt, kun je makkelijker opschalen en hoef je niet opnieuw het wiel uit te vinden.”

Bang dat de komende EPD-implementatie alle aandacht, energie en middelen gaat opslokken, is Mertens niet. “Het is een enorme operatie waar we doorheen moeten om met elkaar die zorg toegankelijk te houden en veilig uit te voeren. Daar heeft de patiënt recht op. Maar er zijn daarnaast genoeg digitale innovaties die prima naast een EPD-implementatie kunnen plaats vinden.”

Helen Mertens treedt op als keynote-spreker tijdens health tech event Zorg & ICT 2023 van 13 tot en met 15 juni in de Jaarbeurs in Utrecht.