Verzuim aanpakken en voorkomen: vijf tips

De zorg dreigt in een vicieuze cirkel te raken. Het verzuim en het verloop zijn hoog en vacatures blijven lang onvervuld. Daardoor neemt de druk op bestaande teams toe, wat de kans op uitval weer verder verhoogt. Duurzame inzetbaarheid vergroten, is een manier om deze cirkel te doorbeken. Tenminste: als je het integraal aanpakt. Vijf tips om verzuim te verlagen én te voorkomen.

Door Lisette Bos

1. Ga van hapsnap naar integraal vanuit één heldere visie

Veel organisaties doen wel ‘iets’ met duurzame inzetbaarheid, maar een integrale aanpak om verzuim zoveel mogelijk te voorkomen ontbreekt vaak. Het onderwerp staat bijvoorbeeld wel ergens in een strategisch document, maar de uitvoering is versnipperd. HR is eigenaar van verzuim, bedrijfsvoering van de processen en leidinggevenden zijn in de praktijk verantwoordelijk. Zij pakken het allemaal anders aan, omdat een duidelijke richting ontbreekt.

Voor een integrale aanpak is het nodig om organisatie-breed volgens één visie te werken. Pak sommige onderwerpen centraal op.  Bijvoorbeeld de informatievoorziening. We zien dat veel organisaties wel exitgesprekken houden, maar er geen bredere conclusies aan verbinden. Terwijl dat wel nuttig is. Als er vanuit verschillende onderdelen mensen om dezelfde reden weggaan, biedt dat een handvat om actie te ondernemen. Maar dan moet er wel één centrale plek zijn waar de uitkomsten van de exitgesprekken worden verzameld.

2. Begin met laaghangend fruit 

Onderzoek waaróm mensen verzuimen. En meer precies: filter factoren die samenhangen met de organisatie eruit en kijk of daar een rode draad in te formuleren is. Denk aan frustrerende en onduidelijke processen, systemen die niet werken en aan administratieve rompslomp.

Vergadertijden zijn ook zoiets. Waarom worden vergaderingen en cursussen vaak gepland op de momenten die voor de medewerker juist het drukst zijn? Dat moet anders kunnen. Bepaal wat eenvoudiger kan en haal het gedoe weg bij medewerkers. Dit scheelt in verzuim én levert meteen meer tijd voor cliënten en patiënten op.

Een belangrijke organisatiefactor is de leidinggevende. Veel leidinggevenden missen steun vanuit de organisatie in de vorm van een inzetbaarheidsprotocol of een strategie. Bovendien hebben ze vaak maar beperkte financiële middelen om medewerkers die disbalans ervaren, lucht te geven. En ten slotte hebben ze soms een enorme span of control, waardoor ze onvoldoende tijd hebben om het goede gesprek te voeren met individuele werknemers. Help leidinggevenden om hun werk goed te kunnen doen. Met een helder protocol, en kennis over verzuim. Van de Wet verbetering poortwachter, tot het herkennen van signalen, en weten welke maatregelen ze kunnen treffen.

3. Bepaal welke medewerkers in de risicozone zitten  

De meeste organisaties maken onderscheid tussen medewerkers die aan het werk zijn en medewerkers die verzuimen. Maar er zijn ook mensen die nog wel aan het werk zijn, maar een groter risico lopen om uit te vallen omdat ze disbalans ervaren. Soms zijn deze mensen zelfs mentaal al afgehaakt. Breng in kaart wie deze mensen zijn en haal ze uit de risicozone. Want het is vaak lastiger om mensen te laten re-integreren, dan ze te helpen terwijl ze nog aan het werk zijn.

Een manier om deze groep in beeld te krijgen, is door te kijken naar frequent verzuim. Als iemand zich drie keer per jaar of vaker ziek meldt, is dat een reden om goed op te letten. Drie keer per jaar griep kan gebeuren, maar als de problemen bijvoorbeeld stress-gerelateerd zijn, moeten de alarmbellen gaan rinkelen. Ook verlofopnamegedrag kan een teken zijn van disbalans. De vraag is vervolgens: wat veroorzaakt deze disbalans en wat zou kunnen helpen om het evenwicht te herstellen?

Benut voor het definiëren van risicogroepen ook landelijke onderzoeksresultaten. In 2022 gaf bijvoorbeeld één op de vier werknemers tussen de 18 en 34 jaar aan burn-outklachten te ervaren. Dat blijkt uit cijfers van de Nationale Enquête Arbeidsomstandigheden (NEA) van TNO en het CBS. Uit deze bronnen komt ook naar voren dat met name hoogopgeleide jonge vrouwen veel last hebben van stressklachten. Het loont om aandacht te hebben voor deze specifieke groepen. Bijvoorbeeld door in een team in gesprek te gaan met de medewerkers uit deze categorie.

4.  Benut de voordelen van de ‘moetjes’

Zorgorganisaties moeten een Risico Inventarisatie & Evaluatie (RI&E) houden en iedere drie jaar preventief medisch onderzoek aanbieden. Misschien komt het door het verplichte karakter, maar we zien dat veel organisaties hier kansen laten liggen. Ze voeren de onderzoeken wel uit, maar analyseren de uitkomsten onvoldoende. Dat is jammer.

Op basis van de RI&E weet je voor welke medewerkers je extra acties zou moeten uitvoeren. Bijvoorbeeld medewerkers die nachtdiensten draaien, of lichamelijk of mentaal zwaar werk doen. Ook de geanonimiseerde uitkomsten van het preventief medisch onderzoek leveren vaak veel nuttige informatie op. Bijvoorbeeld dat een groot deel van de medewerkers lichamelijk niet fit is, schulden heeft, of druk is met mantelzorgtaken.

We weten dat deze groepen extra risico lopen om uit te vallen. Neem hier dus preventieve maatregelen voor. En kijk daarbij verder dan het werk alleen. Het helpt als medewerkers weten dat hun werkgever hen graag ondersteunt. Bijvoorbeeld met een budgetcoach of een mantelzorgconsulent. En ook hier geldt: zorg dat alle kennis en ondersteuning voor iedereen gemakkelijk te vinden is op één centraal punt.

5. Maak praten over duurzame inzetbaarheid normaal  

Duurzame inzetbaarheid is een gedeelde verantwoordelijkheid van de werkgever en de medewerker. De werkgever zet het raamwerk neer voor een positief werkklimaat. De inkleuring doen werkgever en medewerkers samen. Ze bespreken wensen en verwachtingen.

Dat kan alleen als het normaal wordt om over dit soort onderwerpen in gesprek te zijn. En dan ook écht in gesprek te zijn. Uiteindelijk hebben medewerkers zelf de regie over hun eigen welbevinden en ontwikkeling.  Zij zijn de enige die eventueel ongezond gedrag kunnen aanpassen en weten waar hun energielekken en energiebronnen zitten. En zij weten als geen ander welke werkprocessen en systemen frustraties en tijdverlies opleveren.

Medewerkers moeten zich vrij voelen om bij hun leidinggevende aan te geven wat hun wensen zijn en wat ze nodig hebben om lekker te kunnen werken en het werk als zinvol te ervaren. De dialoog die dan ontstaat en de acties die de leidinggevende onderneemt, zijn de basis voor een gezond en positief werkklimaat én duurzame inzetbaarheid.

Lisette Bos kent de bedrijfsgezondheidszorg door haar werk bij Zorg van de Zaak. De dagelijkse praktijk van zorgorganisaties kent ze omdat zij als consultant van P5COM met medewerkers en leidinggevenden aan concrete verbeteringen van organisaties en teams werkt. Door haar kennis van en ervaring met beide expertisevelden te combineren, helpt zij organisaties vooruit.