Sinds de coronapandemie zijn telefonische consulten in rap tempo gemeengoed geworden in ziekenhuizen. Maar hoe zorg je ervoor dat deze consulten ook op een correcte manier gefactureerd worden? Amsterdam UMC werkt sinds kort met Bel Check. Projectleider Annika Rausch vertelt over de noodzaak en de werking van het systeem.
Een telefonisch consult mag door een ziekenhuis alleen worden gefactureerd als het voldoet aan de voorwaarden van de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa). Zo moet het gesprek medisch inhoudelijk zijn en een volwaardig alternatief bieden voor een fysiek consult. Het is aan de arts om bij het verslag van zo’n gesprek te beoordelen of aan die voorwaarden is voldaan. En daar gaat het nog te vaak mis, constateert Annika Rausch. “Dat is ook logisch. Artsen kennen de NZa-regels niet uit het hoofd en dat hoeft ook niet.”
Steekproeven
Vóór de coronapandemie lag het aantal telefonische consulten op maximaal 50.000 per jaar. Inmiddels zijn dat er zo’n 300.000. Een enorme stijging waar de bestaande systemen in de meeste ziekenhuizen niet op berekend zijn. De werkdruk op financiële afdelingen is navenant toegenomen. Medewerkers beoordelen nu op basis van steekproeven of gesprekken gedeclareerd mogen worden, simpelweg omdat het ondoenlijk is om álle verslagen handmatig na te lopen.
En dus werd gezocht naar technologische ondersteuning. Er werden eenvoudige, regel-gebaseerde algoritmes zonder AI ontwikkeld, maar die bleken te veel fouten te maken. Rausch: “Als in een verslag ‘geen gehoor’ staat, wordt dat gesprek met de bestaande algoritmes niet gefactureerd, omdat er mogelijk geen gesprek heeft plaatsgevonden. En terecht. Maar als een arts die term kopieert in een volgend verslag, bijvoorbeeld als referentie, wordt dat gesprek óók niet gefactureerd. En dan kan het gesprek niet gedeclareerd worden. Ten onrechte.”
Bel Check als oplossing
Het AI team van Amsterdam UMC ontwikkelde samen met de afdeling zorgadministratie een slimmere oplossing: Bel Check. Deze AI-toepassing leest de medische verslagen op een andere manier. Een systeem met AI begrijpt beter waar een verslag over gaat. Het kijkt niet alleen naar losse woorden of vaste regels, maar ook naar de betekenis en context van het verslag. Rausch: “Het systeem blijkt net zo goed in staat als onze medewerkers om gesprekken correct te beoordelen en toe te wijzen aan de juiste declaratiecategorie. Veel nauwkeuriger dan de oplossingen zonder AI.”
De winst zit volgens Rausch niet direct in personeelsbesparing, maar vooral in kwaliteit en volledigheid. Alle gesprekken kunnen nu beoordeeld worden en medewerkers houden tijd over om zich te richten op de complexe gevallen waarvan ook het AI-model niet zeker is.
Validatie en opschaling
Op dit moment wordt Bel Check gevalideerd op meerdere afdelingen binnen het ziekenhuis. Rausch: “Vooral op de KNO-afdeling wordt veel winst behaald. Daar werkten de algoritmes niet goed steeds op tilt, omdat in veel verslagen ‘geen gehoor’ stond. Bel Check begrijpt de context en maakt die fout niet.”
Nauwkeurige declaratie is essentieel, benadrukt Rausch. “Je kunt het vergelijken met je belastingaangifte. Als je fouten maakt of dingen vergeet, kun je geld mislopen of moet je later terugbetalen. Een goed systeem helpt je om alles juist en volledig aan te geven, zodat je krijgt waar je recht op hebt en niet voor verrassingen komt te staan.”
Open voor samenwerking
Amsterdam UMC deelt graag de opgedane kennis met andere ziekenhuizen “Tijdens een recente bijeenkomst van een kennisnetwerk heb ik onze AI module gepresenteerd. De belangstelling was groot. Ziekenhuizen herkennen de uitdaging en zien meteen hoe waardevol een oplossing als deze kan zijn.”
