Wie in het ziekenhuis werkt, weet het maar al te goed: de hoeveelheid administratie groeit met de dag. Elektronische patiëntendossiers (EPD’s) en aanverwante programma’s, bedacht om zorgprofessionals te ondersteunen, leveren vaak juist extra werk op. Met dank aan dubbele registraties, versnipperde informatie en systemen die niet met elkaar communiceren. Ook in het Amphia Ziekenhuis in Breda speelde dit probleem, vooral op de drukke endoscopie-afdeling. Met het project ‘Van Dubbel naar Digitaal’ vond het ziekenhuis een oplossing die de werkdruk verlaagt en de patiëntenzorg verbetert.
Op de endoscopie-afdeling van het Amphia Ziekenhuis kwamen medewerkers regelmatig tijd tekort bij de administratie van de honderden darmonderzoeken die er maandelijks plaatsvonden. Hoe verminderde deze kliniek de administratielast en hoe pas je dat in jouw ziekenhuis toe?
De frustratie van dubbel werk in twee systemen
In de meeste ziekenhuizen voeren artsen en verpleegkundigen op de endoscopie-afdeling patiëntgegevens, beelden en verslagen in twee verschillende systemen in. Ze moeten exact dezelfde informatie in zowel het endoscopiesysteem als het elektronisch patiëntendossier invullen. Een continue bron van tijdverlies, frustratie en een grotere kans op fouten.
Lees ook: ‘Meer tijd voor je patiënt en je administratie op orde? Zet ICT in waar het écht helpt’
Daarnaast zijn beelden vaak alleen in het endoscopieprogramma zichtbaar, terwijl de meeste zorgverleners in het EPD werken. De opslag en uitwisseling van endoscopiebeelden zijn beperkt, omdat ze niet vanzelf in het centrale beeldarchief opgeslagen worden. Klinkt het al bekend? Patiëntinformatie is gefragmenteerd, processen lopen niet soepel en de administratieve last stijgt.
De beste oplossingen komen van de werkvloer
Om al deze knelpunten goed in beeld te krijgen, begon het Amphia Ziekenhuis dicht bij de werkvloer. Onderzoekers liepen mee op de afdeling, spraken uitgebreid met artsen en verpleegkundigen en vergeleken de situatie met andere ziekenhuizen in Nederland. Ook internationale trends namen zij mee, bijvoorbeeld tijdens Zorg & ict 2025. De conclusie was duidelijk: medewerkers wilden af van dubbele registraties en vroegen om één geïntegreerd systeem dat betrouwbaar en toekomstbestendig is.
Lees ook: ‘Databeschikbaarheid: inspiratie tijdens Zorg & ict 2025”
De keuze: alles in het elektronisch patiëntendossier
Na het verkennen van verschillende scenario’s koos Amphia voor een stevige koerswijziging. Het endoscopieprogramma EndoBase wordt uitgefaseerd en alle gegevens komen voortaan in het EPD Epic te staan. Dankzij de technologie iBox worden endoscopiebeelden direct opgeslagen in het centrale beeldarchief. Zo zijn ze altijd beschikbaar in Epic en eenvoudig te delen met andere specialismen.
Wat kunnen andere ziekenhuizen daarvan leren?
Hoewel dit project specifiek startte op de scopie-afdeling, reikt de betekenis veel verder. Deze aanpak laat zien dat het loont om processen op de werkvloer eerst nauwkeurig te observeren en medewerkers vanaf het begin te betrekken. Met één dossier waar alle informatie samenkomt, hebben zorgprofessionals snellere en betere toegang tot beelden en verslagen. Daardoor is er minder kans op fouten want de dubbele registratie vervalt. En uiteindelijk maakt dat de patiëntenzorg veiliger.
Van dubbel naar écht digitaal
Digitalisering in de zorg draait om werkprocessen die zorgprofessionals ondersteunen in plaats van belasten. Technologie moet oplossingen bieden. Met het geslaagde project ‘Van Dubbel naar Digitaal’ laat het Amphia Ziekenhuis zien hoe een slimme integratie van systemen de werkdruk verlaagt en uiteindelijk de zorg voor patiënten verbetert.
Het project ‘Van Dubbel naar Digitaal’ werd uitgevoerd door Ivo Noort, Klinisch Informaticus in het Amphia Ziekenhuis. Onlangs heeft hij zijn onderzoek gepresenteerd en verdedigd tegenover de commissie van de School of Medical Physics and Engineering Eindhoven (SMPE/e) van de Technische Universiteit Eindhoven. Daarmee heeft hij de Professional Doctorate in Engineering behaald. Voor meer informatie over het onderzoek kun je contact opnemen via inoort@amphia.nl.
