AI helpt bij succesvol roosteren in langdurige zorg

Sint Anna in Boxmeer wilde een einde aan gaten in de roosters en ontevreden medewerkers. De oplossing lag in roosteren op basis van AI. Het resultaat: veel minder inzet, betere bedbezetting en passende zorg.

Door Hattum Hoekstra

Ineke Wever is sinds 2021 bestuurder bij Sint Anna. Daar is de afgelopen jaren vol ingezet op zelfregulering. “De organisatie was daarin een beetje doorgeslagen. In ieder geval leidde het bij de roosters niet tot goede resultaten. Er was gedoe, er waren gaten in de roosters en dat leidde ook tot ontevreden medewerkers. Terwijl we wél voldoende fte hadden.”

Overbezetting

Wever schakelde P5COM in. Managing consultant Marcel Kwaijtaal: “Ik heb met mijn collega Lars Tomson een scan gedaan bij alle teams. Daaruit bleek dat ook bij lagere bedbezetting de roosters nauwelijks fluctueerden. Medewerkers waren niet gewend om op basis van de zorgvraag te roosteren en voor velen was het werken met een personeelsnorm onbekend. Er was soms een flinke overbezetting.”

“Anders roosteren én de medewerkers daarin mee krijgen. Dat was de uitdaging waar we voor stonden. De boodschap dat het werk met minder mensen kan en dat er meer beleidsmatig geroosterd gaat worden, leidt altijd tot weerstand. Dat is ook logisch. Er zijn altijd mensen voor wie de oude situatie wel prettig was.”

Productiviteitswinst

Wever had in haar netwerk iets gehoord over TONOS, een tool die roostert op basis van AI. TONOS Care was in 2022 nog een start-up. CEO Martijn Rademakers: ‘We waren toe aan een launching customer, want we hadden al wél een goed product. Namelijk een tool die heel goed kan helpen om de planning voor langdurige zorg op orde te krijgen. En met heel goed bedoel ik met 10 tot wel 20 procent productiviteitswinst.”

Rademakers maakt de vergelijking met een schaakcomputer. “Daarmee is het schaken naar een hoger niveau getild, door veel sneller veel meer mogelijkheden af te wegen. Zoiets doet onze software voor een planning. Die draait uiteindelijk om de vraag: welk niveau medewerker hebben we wanneer en waar nodig? Dat klinkt niet ingewikkeld, maar is het wel. Er zijn extreem veel mogelijkheden qua niveaus, taken en tijden. Bovendien wil je rekening houden met de wensen van cliënten. Dat combineren planners nu vaak uit het blote hoofd of in een excelsheet Dat levert vaak planningen op die lijken op die van vorig jaar.”

Efficiënter organiseren

Zorgmedewerkers voeren in TONOS al hun werkzaamheden per cliënt in in de tool. Die genereert een voorstel voor een slimme planning. Kwaijtaal: “Zo krijg je inzicht in de werkelijke drukte, je hebt in beeld welke cliënt wanneer geholpen wordt én wie wanneer zit te wachten. Een roosteraar kan vervolgens medewerkers aan de planning koppelen.”

“Maar net zo belangrijk vond ik dat je op basis van het inzicht in de werkelijke drukte ook je processen veel efficiënter kunt organiseren. Tegelijkertijd is die software natuurlijk geen toverstokje. Zorgorganisaties moeten het systeem heel goed voeden met input en zelf ook logisch na blijven denken. Contextkennis blijft nodig. En zoals voor elk gereedschap geldt: je moet er mee leren werken.”

Kinderziekten

De initiële implementatie bij Sint Anna leidde ook niet meteen tot goede resultaten. Kwaijtaal: “Noem het kinderziekten, noem het een gebrek aan praktijkervaring, maar we kregen geen resultaten waar medewerkers en leidinggevenden warm voor liepen. Ze zagen misschien de potentie wel, maar hielden tóch vast aan hun eigen roosters.”

Koffie drinken

Hij vervolgt: “Er moesten dingen veranderen in de software. Dat werd een heel gaaf traject, waarbij we zelf dingen konden aanpassen in de app. En andere toevoegingen werden snel door hun ontwikkelaars opgepakt. Zo leerden we de tool om rekening te houden met bijvoorbeeld het klaarzetten van medicatie, of met het koffiedrinken en zelfs voor een deel met onplanbare zorg. Tegelijkertijd hebben we in de organisatie hard gewerkt aan eenheid van taal én aan een meer uniforme manier van werken. Die combinatie bleek goud waard. Het vullen van de tool bleek een heel goede aanleiding om serieus met teams in gesprek te gaan over wat ze nu precies wanneer doen en waarom.”

Meer maatwerk

Wever: “Toen we voor de derde keer alle zorgactiviteiten in de tool in hadden gevoerd, was het raak. De planning landde meteen goed bij de teams. De meerwaarde was helder en er waren maar kleine correcties nodig. We roosteren nu niet langer op basis van de functiemix, maar op basis van de activiteitenmix. En de functiemix die we inzetten, komt nu voort uit het werk dat we plannen. We zijn daar niet te zuinig in, soms zijn de ogen van een verpleegkundige gewoon nodig. Maar niet altijd. En daar kunnen we efficiëntie halen. Dat moet ook wel, want onze verzorgenden IG droegen alles, en dat kan niet meer. Al is het maar omdat ze schaarser worden.”

Cultuur op de schop

“We bespreken ook nu nog alle roosters in de teams. Zo komen we steeds tot maatwerk. En we ontdekken telkens meer voordelen. Doordat we snel zien hoe druk elke dienst is, kunnen we nu óók veel gemakkelijker afspraken maken over wie op de alarmen let. Daarnaast zijn we veel alerter geworden op veranderingen in de zorgvraag. Doordat we geregeld alle activiteiten invullen, verandert niets meer ongemerkt. We hebben dus niet alleen een nieuwe tool geïmplementeerd, we hebben ook onze cultuur op de schop genomen. Die twee dingen hadden niet zonder elkaar gekund, denk ik.’

Passende zorg

Kwaijtaal: ‘De resultaten bij Sint Anna zijn heel positief. Er is veel minder inzet, de bedbezetting is beter en er wordt beter passende zorg geboden. Daarnaast is de afstemming en samenwerking binnen en tussen teams beter geworden. En het is gelukt om ook de processen van in- en uitstroom te verbeteren.’

Wever: ‘We hebben nu een fijne, stevige basis liggen. Maar er is altijd ruimte voor verbetering. Ik denk dat we onze roosters nóg verder kunnen verbeteren, bijvoorbeeld rond de ongeplande zorg. Het mooie is: dat kunnen we nu dus ook. We hebben inmiddels zelf de expertise en het gereedschap in huis om te finetunen.”