Van architectuur tot adoptie: alles over de hybride werkplek

Zorgmedewerkers werken op steeds meer plekken binnen en buiten de zorginstelling. En op steeds meer soorten devices. Dat vraagt om een hybride werkplek. Hoe werkt dat ‘aan de achterkant’? Dat komt aan de orde in een speciaal webinar met Microsoft en Citrix. En hoe zit het met de implementatie? Expert Joost Noteboom van PQR weet alles van de implementatie én adoptie.

Dit artikel wordt je aangeboden door PQR in samenwerking met Citrix

Hoe zorg je voor een toegankelijke en veilige werkplek op afstand met een stabiel netwerk? Waar binnen iedereen bij de apps en bestanden kan die ze nodig hebben? En hoe voorkom je veiligheidslekken en ‘gijzelsoftware?’ Daarover gaat het webinar Een veilige en flexibele werkplek op afstand door Dutch Health Hub in samenwerking met Citrix en Microsoft.

In het webinar spreekt DHH-director Ruud Koolen met digital workspace-experts Martijn van Willigen van Citrix en Julian Kreuk van Microsoft over hoe een hybride werkplek eruit ziet of zou moeten zien. En hoe dat systeem ook stabiel blijft als opeens heel veel medewerkers vanuit huis inloggen. Ook praten ze over het schaalbaar maken van dienstverlening met behulp van cloud-oplossingen. En ze beantwoorden vragen uit het veld. Want hoe veilig is het bijvoorbeeld als mensen met hun eigen thuiscomputer aan het werk gaan met privacygevoelige documenten? En hoe voorkom je gijzelsoftware?

Werelden verbinden

Waar Citrix en Microsoft de technologie leveren, zorgen hun partners voor de implementatie. Een van de Champions-League-spelers in Nederland als het gaat om de integratie van zorg en ICT is PQR. Dit Utrechtse bedrijf werkt onder meer voor klanten als het Elisabeth-TweeSteden Ziekenhuis, St. Anna Zorggroep en het Medisch Centrum Leeuwarden.

“Wij werken vanuit ‘zorgdromen’ en realiseren die op IT-technisch en organisatorisch vlak. Feitelijk inventariseren we alle dagelijkse problemen waar zorgmedewerkers tegenaan lopen en vinden daar een oplossing voor door het slim inzetten van IT”, vertelt Joost Noteboom.

Als account manager en business manager healthcare bij PQR adviseert hij zorginstellingen in IT-transities. ‘Bij relaties starten we een traject op, implementeren we na uitgebreid advies en kunnen we ook beheer uitvoeren. Zorgbedrijven zijn geen IT-instellingen. We hebben een 24-uurs troubleshoot-team, zodat de zorginstelling daar zelf geen omkijken meer naar heeft.’

PQR is partner van Citrix en Microsoft, maar beperkt zich niet tot deze aanbieders. Noteboom: “Om de moderne hybride werkplek mogelijk te maken, heb je meerdere technologieën nodig. En de implementatie heeft meer om handen dan alleen maar wat dingen omzetten. Citrix en Microsoft bieden beide oplossingen voor de hybride werkplek en vullen elkaar aan. Eventueel zijn er dan zijn er nog verschillende apps en programma’s om de werkplek helemaal op maat te maken, afhankelijk van de doelstelling en de vraag. Wij hebben teams die die werelden kunnen verbinden. Bij PQR werken mensen die uit de zorg komen. En PQR weet uit ervaring precies wat werkt en wat niet.”

Van inflexibel naar flexibel

Met hun transitieprogramma ‘Zorghuis van de toekomst‘ assisteert PQR zorginstellingen met de transitie van een veilige maar inflexibele omgeving naar een flexibele omgeving die aansluit op de behoeften van de zorgmedewerker. Aangepast aan verschillende persona’s. “Als we íets weten uit de praktijk, is dat er niet zoiets is als ‘de werkplek’, dat wordt duidelijk in het voortraject.”

En ook ‘de zorgmedewerker’ bestaat niet: “De ene zorgmedewerker werkt het liefst met een tablet en met simpele icoontjes, een ander heeft drie schermen tegelijkertijd draaien met tabellen en grote bestanden. Elke persona vereist een andere technische invulling van de werkplek. Meestal zijn er twee tot vijf persona’s per (zorg-)organisatie.”

Mensen meekrijgen

Ook adviseert PQR over adoptie-strategieën. “Adoptie is ontzettend belangrijk. Als de klant besluit een transitie naar een nieuwe omgeving in te gaan, krijgt een medewerker opeens een totaal andere interface voor zijn kiezen. Adoptie gaat verder dan alleen uitleggen hoe een systeem werkt. Het gaat om tools om mensen mee te krijgen. Ze uitleggen: zó kan het vóór je werken. En dan opgeknipt in verschillende fases en afhankelijk van hoe digitaal vaardig iemand is en wil worden. In de ideale wereld heb je bij gesprek één met de klant een adoptieconsultant aan tafel en die consultant gaat als laatste weg bij het project.’

Geen kostenpost

Hoewel er in de zorg grote ambities zijn als het gaat om transities en digitale dienstverlening: problemen met de adoptie van nieuwe technologie en oplossingen zijn niet het enige struikelblok dat Noteboom in de praktijk tegenkomt. Zo ziet hij vaak dat een zorgvisie wordt bedacht waarin bijna altijd een digitale component is opgenomen, maar zonder duidelijke IT-agenda en intern draagvlak.

Dat is één van de grootste bedreigingen van een succesvolle digitale transformatie, zoals de hybride werkplek, merkt Noteboom. “Dan ziet de organisatie wel in dat het anders moet, maar dan wordt de IT-agenda niet afgestemd op die ambitie. Ik zie dat de organisaties die daadwerkelijk vooruit lopen IT niet zien als kostenpost, maar juist als strategisch middel.”

Ook is er in de zorg vaak een risicomijdende en terughoudende bedrijfscultuur. “Zorginstellingen zijn soms zo loyaal aan de bestaande manier van werken, dat dat innovatie in de weg staat. Voor een beweging richting een regie-organisatie moet je verandering durven omarmen.”