De administratie in de zorg moet anders. Niet per se minder, maar vooral slimmer ingericht. Dat is de rode draad uit onderzoek van Berenschot in opdracht van VWS. Zorgverleners laten zien wat wél werkt, wat anders moet en wat overboord kan. En opvallend: ze zien ICT niet als het probleem, maar als een voorwaarde om die omslag te maken. “Een maximum van twintig procent administratietijd per dag is écht haalbaar,” zegt internist Robin Peeters van het Erasmus MC. “Maar dan moeten we wel stoppen met papieren oplossingen in een digitaal tijdperk.”
In theorie zou twintig procent administratietijd per dag in de zorg voldoende moeten zijn. Toch ligt dit percentage in de praktijk veel hoger. Bij huisartsen zelfs bijna twee keer zo hoog, en ook in de wijkverpleging en ggz zijn medewerkers veel meer tijd kwijt met hun administratie.
Berenschot sprak met zorgprofessionals uit drie sectoren: huisartsenzorg, wijkverpleging en ggz. Wat blijkt: zorgverleners snappen het belang van goede dossiervoering, maar hebben genoeg van registraties ‘voor de zekerheid’, overbodige verklaringen en omslachtige procedures. Een huisarts verwoordt het zo: “Ik weet wat ik moet vastleggen. Geef me een systeem dat dat makkelijk maakt, en schrap de rest.”
Zinloze administratie in de zorg vergroot de ergernis
De grootste ergernissen zitten in handelingen die niets toevoegen aan de zorg. Denk bijvoorbeeld aan huisartsen die verklaringen moeten schrijven voor sportclubs of parkeervergunningen. Of wijkverpleegkundigen die een handtekening van de huisarts nodig hebben voor iets waar ze zelf verantwoordelijk voor zijn. En hulpmiddelen zoals incontinentiemateriaal die alleen op voorschrift kunnen worden aangevraagd, terwijl patiënten dat ook prima zelf kunnen regelen. Dat soort rituelen leidt tot frustratie én tijdverlies. En juist die tijd hebben zorgprofessionals niet.
Administratie als rem op het vak
De gevolgen zijn groter dan alleen werkdruk. Zo geven zorgverleners aan dat de voortdurende registratiedruk ten koste gaat van hun vakmanschap. Ze richten hun dag niet in op basis van wat patiënten nodig hebben, maar op wat systemen, toezichthouders en financiers vragen. Nieuwe collega’s haken zelfs af. Ervaren krachten overwegen eerder te stoppen.
De balans tussen zorgen en verantwoorden is dus zoek. En het gevoel van betekenisvol werk verdwijnt naar de achtergrond. Volgens de zorgverleners zelf valt er veel terug te winnen. In de huisartsenzorg kan de administratietijd met 59 procent omlaag, in de wijkverpleging met 29 procent, in de ggz met 13 procent. Niet door minder vast te leggen, maar door systemen beter te koppelen, zinloze taken te schrappen en formats te standaardiseren.
ICT werkt als een hefboom voor verlichting
Opvallend in het rapport: zorgverleners wijzen niet naar ICT als de schuldige. Ze willen juist méér digitale ondersteuning, mits die goed werkt. Ze noemen voorbeelden: een dossier dat automatisch relevante informatie toont. Spraakgestuurd rapporteren. Een gedeeld portaal waarin huisartsen, wijkverpleegkundigen en behandelaars in de ggz actuele informatie kunnen inzien. Geen dubbele invoer meer, geen losse brieven, geen eindeloze toestemmingsrondes.
Ook AI wordt voorzichtig genoemd. Bijvoorbeeld om automatisch conceptverslagen te genereren, of patronen te herkennen in verslaglegging. Maar kunstmatige intelligent is altijd ondersteunend, nooit als extra laag erbovenop.
‘We blijven hangen in pilots’
Internist Robin Peeters, voorzitter van de Nederlandse Internisten Vereniging, ziet het probleem breder dan de techniek. “De chaos in ICT is niet het probleem, maar het gevolg,” stelt hij. “Het gevolg van decennialang uitstellen, geen duidelijke regie, geen politieke keuzes. We blijven hangen in pilots.”
Volgens Peeters is een scherpe landelijke agenda nodig. Met uniforme standaarden, digitale afspraken en duidelijke rolverdeling tussen zorgverleners, leveranciers en toezichthouders. “Wij zijn nu gemiddeld meer dan veertig procent van onze tijd kwijt aan administratie, en minder dan twintig procent aan direct patiëntencontact.”
Zijn pleidooi: minder vrijblijvendheid. Ruimte voor initiatieven, maar dan wel met ondersteuning bij de implementatie en duidelijke afspraken over verantwoordelijkheden.
Wat doet de minister van VWS?
De inmiddels voormalige minister Daniëlle Jansen van VWS erkent het probleem in een recente Kamerbrief. De maximaal twintig procent administratietijd wordt volgens haar een harde norm, geen richtlijn. Die moet worden vastgelegd in wetgeving, kwaliteitsstandaarden en contractafspraken. Ze werkte aan een nieuwe werkagenda binnen het programma [Ont]Regel de Zorg. Daarin ook aandacht voor digitale koppelingen, ondersteuning via het aanvullend zorgakkoord (AZWA), en afstemming met softwareleveranciers en beroepsgroepen. Toch blijven veel reacties terughoudend. De Kamerbrief bevat nog weinig concrete maatregelen. Geen deadlines, geen schrappingslijsten, geen handhaving. En dus ook geen directe verlichting voor zorgverleners.
De route naar minder administratielast in de zorg ligt er
De analyse is klaar en de kennis is beschikbaar. Bovendien wordt de urgentie breed gedeeld. Zorgverleners willen anders werken, en ze weten hoe. Wat nu nodig is: duidelijke keuzes, minder vrijblijvendheid en een heldere digitale basis.
Peeters vat het zo samen: “Zorgprofessionals weten precies welke regels niet werken. Geef hen ruimte om dat aan te geven, ondersteun de implementatie, en zorg voor echte digitale samenwerking. Dan kunnen we die twintig procent gewoon halen.”
