Multidisciplinair overleg efficiënter dankzij blauwdruk
Zorgprofessionals zijn steeds meer tijd kwijt aan het multidisciplinair overleg waarin ze patiënten bespreken en behandelplannen opstellen. Om dit overleg in het Centrum voor Oncologie aan het Radboudumc efficiënter te maken, ontwierp programmamanager Carla Smits-Caris de Blauwdruk optimaal mdo. Ook andere ziekenhuizen kunnen deze praktische tool gebruiken.
Alleen al in het Centrum voor Oncologie van het Radboudumc vinden elke week zo’n 25 verschillende mdo’s plaats, waarbij chirurgen, medische oncologen, radiotherapeuten, radiologen, pathologen, verpleegkundigen en soms geriaters of psychologen aanschuiven. Meestal zitten er gemiddeld tien professionals tussen de anderhalf en twee uur bij elkaar. Daarnaast hebben de deelnemers tijd nodig voor de voorbereiding. Smits-Caris schat in dat het elke week veertien fte aan tijdsinvestering kost. “Sommige professionals nemen deel aan meerdere mdo’s. Je begrijpt dus wel dat er flink beslag wordt gelegd op hun agenda’s.”
Regionale oncologienetwerken
Door de komst van regionale netwerken worden patiënten vaak niet alleen meer in het eigen ziekenhuis besproken. Als ze complexer zijn, komen ze ook in een regionaal mdo of zelfs een landelijk expertpanel aan bod. Er zijn hierdoor meer mdo’s nodig en in dat overleg komen meer patiënten langs.
Smits-Caris: “Het Radboudumc is in veel gevallen van kanker een referentieziekenhuis. Dat houdt in dat huisartsen, specialisten en andere ziekenhuizen patiënten naar ons doorverwijzen. Een regionaal ziekenhuis belt dan in bijvoorbeeld om een patiënt te bespreken. Soms eisen zorgverzekeraars dat patiënten worden besproken in ons mdo. Daardoor komen er steeds meer patiënten bij.”
Zeker voor radiotherapeuten en radiologen, die van te voren de beelden moeten beoordelen of patiënten moeten voorbereiden, levert dit veel meer werkdruk op. Smits-Caris: “Hoe kunnen we een slag winnen qua efficiency, zodat we het beter aankunnen? Als er nog meer patiënten bijkomen, is de rek er straks echt uit.”
Samen met Jenny van Zutphen, coördinator van het Centrum voor Oncologie en met Mark Tolboom van Vintura ontwikkelde ze daarom begin dit jaar de Blauwdruk optimaal mdo, een praktisch hulpmiddel met stappenplannen en voorbeelden. Het is ontwikkeld in het kader van het project Regionale Oncologienetwerken van het Citrienprogramma, maar ook andere ziekenhuizen en netwerken kunnen er direct mee aan de slag.
Succesfactoren
De tool heeft zich bewezen. Na drie pilots zijn inmiddels al vijf mdo’s verbeterd in het Centrum voor Oncologie. Hoe werkte dat precies? Smits-Caris: “De eerste fase in de blauwdruk is om het ideale mdo te beschrijven en doelen te stellen. We hebben zes stappen geïdentificeerd en daarbij de succesfactoren verzameld. Van de aanmelding, de voorbereiding, uitvoering, verslaglegging tot de terugkoppeling naar de patiënt en de terugkoppeling naar het ziekenhuis dat de patiënt inbrengt.”
“Dat hebben we allemaal uitgebreid beschreven in een stappenplan. Wat maakt de aanmelding van patiënten voor een mdo succesvol? Wat houdt een goede voorbereiding in? Alle succesfactoren lopen we door. Per stap bepalen we de benodigde acties die we samenvatten in een actieplan om echt aan de slag te gaan met de optimalisatie van het mdo. Zijn er veel verstoringen tijdens de sessie? Zijn er veel herhalingen? Luister iedereen wel goed naar elkaar? Is er een voorzitter die de vergadering strak leidt? ”
Uiteindelijk levert dit allemaal verbeterpunten op. Zo hebben sommige mdo’s bijvoorbeeld bepaalde tumorsoorten op de agenda kunnen clusteren of de volgorde van interne en externe patiënten anders ingericht. Hierdoor hoeft bijvoorbeeld een radioloog niet meer zo lang bij het overleg te blijven. Ander voorbeeld: het verbeteren van de ‘aanmeld discipline’ om zo ervoor te zorgen dat alleen compleet aangemelde patiënten op MDO komen.
Andere context
Nu kunnen andere ziekenhuizen en netwerken ermee aan de slag. Omdat het proces van een mdo overal hetzelfde is, is de blauwdruk gemakkelijk aan te passen aan een andere context, legt Smits-Caris uit. “Een mdo is veel meer dan alleen het bespreken van patiënten. Dat vormt maar een klein deel van het hele proces. Een patiënt moet worden aangemeld, het mdo wordt voorbereid, er wordt een verslag van de bespreking gemaakt en dat moet weer worden gedeeld met de huisarts of het ziekenhuis dat de patiënt inbrengt. Je moet dus zorgen dat je de gegevens gestructureerd krijgt aangeleverd en dat er een goede rolverdeling is.”
Andere ziekenhuizen
De vraag naar efficiëntere mdo’s is in ieder geval groot. Ook niet-oncologische afdelingen binnen het Radboudumc, zoals Cardiologie en Infectieziekten, werken met mdo’s en kunnen met de blauwdruk aan de slag. Daarnaast hebben andere ziekenhuizen ook interesse getoond, vertelt Smits-Caris. “In de regio Utrecht was men al aan het kijken hoe de mdo’s efficiënter kunnen. Ze waren al in een heel vroeg stadium benieuwd naar onze voortgang. Nu is er vanuit Oncomid (Oncologie midden-Nederland) een projectleider met onze blauwdruk onder haar arm gestart om de mdo’s te verbeteren in de verschillende Utrechtse ziekenhuizen. Het is niet alleen een hulpmiddel om mdo’s te optimaliseren, maar het kan een leidraad vormen bij het opzetten van een nieuw regionaal mdo.”
Onafhankelijk handboek
En dat is waar ze in de regio Utrecht aan willen werken. Tien van de dertien tumorwerkgroepen hebben hier de wens om een regionaal mdo op te zetten, vertelt de projectleider van Oncomid, Camilla Basart. “De blauwdruk helpt ons als onafhankelijk handboek om een gemeenschappelijk regionaal mdo op te zetten. Elk ziekenhuis dat een regionaal mdo wil voeren, heeft er dan zelf al allerlei afspraken voor gemaakt. Het is fijn om de blauwdruk ernaast te leggen. Als je eenmaal met zijn allen accepteert dat je het zo gaat doen, kun je de blauwdruk als actielijst gebruiken.”
Duidelijk proces
Voor het succes in een regio is het wel van belang dat iemand als een ambassadeur de verschillende partijen hierin meeneemt, voegt Basart toe. Dat is wat Smits-Caris wil meegeven aan ziekenhuizen die met de Blauwdruk hun mdo willen verbeteren. “Het is essentieel dat je iedereen in het mdo meeneemt, ook de patholoog, radioloog of verpleegkundige. Het moet niet iets zijn van alleen chirurgen of oncologen. Iedereen moet samen bezig zijn met de verbetering van het proces. Een optimaal mdo verloopt immers volgens een duidelijk proces, waarbij iedereen weet wat hij moet doen. Als je weet je waar je aan toe bent verloopt alles veel efficiënter. Alleen dan kan de bespreking van de individuele patiënt sneller en beter. En daar doen we het uiteindelijk voor.”